Tegoeden

Op de leerlingkaart vind je een overzicht van de lesuren die hij/zij tegoed heeft. Het tegoed kun je zien als een soort beltegoed. Iedere les die je voor de leerling inplant wordt automatisch van het tegoed afgehaald. Het maakt niet uit of de les in de toekomst of het verleden gepland is, alle afspraken in de planning gaan direct van het tegoed af.

In dit voorbeeld heeft de leerling 8 uur gereden (donkergrijs) en staan er 8 uur in de toekomst ingepland (lichtgrijs). Daarom heeft de leerling nog 4 uur tegoed over (wit) van de totale 20 uur die zijn afgenomen (rechtsboven).

Tegoeden van rijlessen tellen we in minuten. Het maakt dus niet uit hoe lang de les is die je inplant, de software rekent de lesprijs automatisch om. Als je rijlessen standaard bijvoorbeeld 50 minuten lang zijn, dan kan het makkelijker zijn om het tegoed in aantallen te zien in plaats van klokuren. Dit kun je instellen via de Voorkeuren > Opleidingen > Auto > Rijles.

Wil je zien wanneer de tegoeden zijn aangemaakt of ingepland? Klik dan op de drie puntjes bij het onderdeel (bijvoorbeeld Rijles) waarvan je dit wilt zien en klik dan op Historie / tegoedspecificatie.

Negatief saldo?

Dit betekent dat de leerling meer heeft verbruikt dan afgenomen. Als een leerling bijvoorbeeld een saldo van -4:00 uur heeft, betekent het dat de leerling 4 uur buiten zijn/haar pakket gelest heeft. Om dit weer op 0:00 te krijgen moet je vier rijlessen toevoegen bij deze leerling. Dit wordt dan voor je klaargezet om aan de leerling te factureren.

In bovenstaand voorbeeld betekent het oranje balkje dat de leerling 4 uur aan toekomstige lessen heeft ingepland die nog niet zijn gefactureerd. Dit is dus negatief tegoed.

In het voorbeeld hieronder zie je een rode balk. Dit betekent dat er uren zijn die de leerling al wel heeft gereden, maar die nog niet op een factuur staan. De urgentie om te factureren is hier dus iets groter, vandaar de rode kleur.

Overzicht

Houd dus goed in de gaten of er leerlingen zijn met negatief tegoed. Je kunt dit gemakkelijk controleren via het tabblad Leerlingen, met de filters Alle tegoeden en Negatieve tegoeden. Er komen dan extra kolommen tevoorschijn met de tegoeden per leerling en product. Wanneer je de filter uitschakelt, verdwijnen de extra kolommen weer.

Alle negatieve tegoeden facturen

Als er sprake is van veel leerlingen met een negatief tegoed dan wil je deze het liefst allemaal tegelijk factureren. Onder het tabblad Financieel zie je aan de rechterkant van het scherm een knop om het negatief tegoed te factureren.

Nadat je hebt geklikt op Negatief tegoed factureren krijg je onderstaand scherm te zien. Hier kun je kiezen of je alleen rijlessen, examens en toetsen, cursussen of alle afspraken die negatief staan wil factureren. Klik het vakje voor 'Leerling' aan om alle leerlingen te selecteren en tot slot op Conceptfacturen aanmaken.

De aangemaakte conceptfacturen kun je vervolgens weer in één keer factureren via de pagina Financieel.

Heb je het antwoord gevonden?